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會(huì)計(jì)憑證檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
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發(fā)布時(shí)間：2019-08-14 10:21:53
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證檔案柜歸檔、接收、排架、借閱、歸還、上架、統(tǒng)計(jì)、銷毀等手工管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代精益管理的需要，要借助信息化技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案進(jìn)行全程精益管理。本文闡述了會(huì)計(jì)憑證檔案柜管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，即基于館藏會(huì)計(jì)憑證信息和上架信息，利用數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)，建立會(huì)計(jì)憑證檔案電子全宗，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)等全生命周期管理。
由于會(huì)計(jì)憑證檔案柜管理與其他類別檔案的管理有諸多不同，所以常用檔案管理系統(tǒng)都沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案管理納入其中。會(huì)計(jì)憑證管理主要的任務(wù)就是借閱管理，需要解決三個(gè)主要問(wèn)題：根據(jù)憑證號(hào)確定憑證所在案卷；憑證按卷管理，可能多個(gè)憑證在同一卷：查詢借出憑證信息。現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)都無(wú)法實(shí)現(xiàn)這些借閱需求。
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利用信息技術(shù)可以省略目錄與索引等與查詢內(nèi)容無(wú)關(guān)的形式和細(xì)節(jié)，不必了解檢索原理和方法即可快速找到要借閱的案卷，其優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)手工查詢所無(wú)法比擬的。大批量借閱會(huì)計(jì)憑證時(shí)，信息技術(shù)更是得心應(yīng)手，可大大提高借閱效率，減少等待時(shí)間和人力成本。
會(huì)計(jì)憑證檔案柜管理系統(tǒng)既是一個(gè)檢索工具，也是一個(gè)管理工具，大大簡(jiǎn)化了查詢提檔、借閱利用、歸還檢查和上架的過(guò)程，降低了出錯(cuò)率。
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